Separe o urgente do importante e produza mais

Cada vez mais a rotina do acordar – trabalhar – comer – chegar em casa exausto – e dormir vai tornando-se hábito que, às vezes, temos a sensação de não viver, apenas existir. A ilusão do trabalhar mais, para ganhar mais dinheiro e assim ter felicidade, está cada dia maior e administrar bem o tempo é algo que, para muitas pessoas no mundo corporativo, parece ser utópico. Reclamações de que o dia é curto é comum num ambiente de negócios e, com isso, tiramos das horas de lazer, espaço para trabalhar.

Um bom começo para aprender a aproveitar melhor as 24 horas do dia é saber definir o que é realmente importante e nunca perder esse foco. No entanto, conseguir distinguir o que é importante do que não é, não é uma tarefa fácil. Existem muitas teorias sobre a administração do tempo.

Uma delas foi criada por Stephen Covey, autor de livros de autoajuda, como Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. Covey criou a matriz de administração do tempo. Nela, ele distribuiu uma série de atividades em quatro quadrantes que empregamos o nosso tempo, que permitem separar o urgente do importante.

Para isso, devemos classificar as atividades em quatro tipos: urgentes e importantes, não urgentes e importantes, urgentes e não importantes, e não urgentes e não importantes. Desta maneira, fica mais fácil visualizar a ordem para a realização das atividades, sejam elas a curto, médio ou longo prazo, e possivelmente a pessoa conseguirá uma organização mais eficiente.

Quadrante do tempo

No Quadrante I estão as atividades e situações urgentes e importantes que exigem atenção imediata. Segundo Covey, as pessoas que se identificam com esse quadrante, são aquelas que se tornam escravas dos problemas e vivem administrando crises, dominadas pela correria e pela ansiedade.

As atividades importantes mas não urgentes se encontram no Quadrante II. É considerado de grande importância para a vida, pois é nele que deve estar o planejamento de longo prazo, como desenvolvimento pessoal e profissional, reavaliação da carreura, etc. De acordo com Covey, este quadrante acaba recebendo pouca atenção por não ter característica de urgência.

Já no Quadrante III está incluído tudo que é urgente mas não é importante. Quando se prioriza as atividades apenas urgentes corre-se o risco de não conseguir atingir os objetivos de médio ou longo prazo, uma vez que focamos no agora. Segundo Covey, um erro fatal para perda de tempo.

No Quadrante IV estão as atividades que não são urgentes nem importantes. Geralmente, quando se utiliza o tempo para algo relacionado a este quadrante, está fazendo mau uso dele. As pessoas entram nesta área porque ela serve de válvula de escape para problemas, atividades e compromissos indesejados.

Waewkidja/Freepik

Dicas simples para administrar o tempo

Achei bastante elucidativa a publicação da Unimed Vales do Taquari e Rio Pardo, em seu blog, que podem contribuir para administrar o seu tempo e também o tempo dentro de uma empresa. Confira:

Faça uma lista

Anote todas as demandas que você ainda precisa realizar. É preciso saber exatamente o quão atrasado você está. A lista pode ser dividida em duas colunas. Escreva as atividades relacionadas ao trabalho em uma coluna e na outra, comprar presentes para familiares, por exemplo.

Classifique as demandas

Decida quais atividades são urgentes, importantes. Na lista das urgentes entram aquelas tarefas que devem ser feitas imediatamente. Em seguida, as importantes, que vão trazer resultado, mas podem esperar. Aquela tarefa que não vai interferir em nenhuma outra deve ficar no final da lista.

Calcule o tempo necessário para riscar um item da lista

O terceiro passo é tentar prever quanto tempo leva para que cada atividade seja realizada. Meia hora ou dois dias? Anote. Ao fim, calcule quantas horas serão necessárias para riscar todos os itens da lista.

Distribua as atividades no seu dia a dia

É o período que se recomenda para que você chegue mais cedo ou saia um pouco mais tarde no trabalho. Você chegou ao número de 40h de tarefas acumuladas, por exemplo, se distribuir 4h para cada dia da semana, em duas semanas as pendências estarão resolvidas.

Refaça a lista se necessário

Aquela tarefa que você achou que demoraria uma hora para resolver se transformou em outras várias tarefas? Coloque todas as atividades no papel, classifique, calcule e distribua todas novamente.

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Com informações

Dicas para administrar o tempo

Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes

Stephen Covey

Dartagnan Costa

Advogado OAB/RS 72.784 Diretor na empresa Dartagnan & Stein Sociedade de Advogados, atuando no Estado do Rio Grande do Sul. Bacharel e Mestre em Direito pela Universidade de Santa Cruz do Sul Especialista em Direito Tributário pela Universidade Cândido Mendes Especialista em Direito Empresarial do Trabalho pela Universidade Cidade de São Paulo MBA em Direito da Economia e da Empresa pela Fundação Getúlio Vargas

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