Produtividade: como aumentar em sua equipe?

Muitas pessoas pensam que produtividade tem a ver com agenda lotada, diversas reuniões em um dia e trabalhar num ambiente em que não há tempo para respirar. Pelo contrário, o empresário ou funcionário precisa aproveitar seu tempo, recursos e talentos para ser eficiente na tarefa que vai desempenhar.

Agendas apertadas e excesso de tarefas acabam gerando um ambiente de trabalho tenso (leia mais sobre o assunto aqui). Mas afinal, o que é produtividade? Conforme o empresário Paul J. Meyer é o resultado de comprometimento com a excelência, planejamento inteligente e esforço focado.

O principal passo para ter uma equipe mais produtiva é saber administrar o tempo (leia mais aqui).  De acordo com uma análise feita pelo Dr Donald Wetmore, do Instituto de Produtividade, 20% de um dia de trabalho médio é gasto com tarefas verdadeiramente importantes, enquanto 80% do dia é usado para coisas com pouco ou nenhum valor. 

E como resolver isso dentro de uma empresa? Resolvendo as atividades mais complexas primeiras ao invés de resolvermos aquilo que parece mais fácil ou mais rápido. Portanto, sempre é importante ter em mente, e mostrar para os colaboradores, as metas claras de trabalho e onde a empresa deseja chegar.

Além disso, é preciso ficar atento a procrastinação (abordamos esse assunto aqui), bem como aos vilões da produtividade: as redes sociais, o email, notificações e atualizações do celular, a falsa sensação de liberdade e também a ausência de ferramentas para o trabalho. O site Viver de Blog elaborou um ebook sobre esses vilões (leia aqui).

fanjianhua/Freepik

Dicas práticas para aumentar a produtividade

Ir além do esperado, estabelecer padrões acima da média e gerar excelência de resultados simplesmente não é possível sem uma alta produtividade. Para alcançar aquilo que poucos conseguem, fique de olho nessas dicas do site Viver de Blog.

  •         Descubra quais as suas maiores distrações: redes sociais, telefonemas, e-mails, conversas paralelas, etc.
  •         Além de reconhecer o que tira seu foco é interessante entender qual o padrão por trás disso. Por exemplo, pode ser que na parte da manhã, as redes sociais acabem sendo sua maior distração.
  •         Após descobrir o que te faz perder tempo, elimine essas distrações de vez. Se o celular for um problema por exemplo, deixe-o desligado.
  •         Use essas distrações com inteligência: após um período de trabalho (que pode variar entre 60-90 minutos), faça uma pausa. E nessa pausa de 10 a 15 minutos você pode até mesmo acessar sua página no Facebook para se distrair.
  •         Que tal organizar sua semana no domingo à noite? Não tomará mais que 10 minutos do seu tempo mas economizará bons minutos de suas manhãs.
  •         Planeje seu dia de acordo com as tarefas prioritárias e não as mais fáceis ou menores.
  •         Saiba o porquê de você estar executando a tarefa e mantenha anotações do que você fez e fará na próxima semana.
  •         Aprenda a dizer não a atividades que não são prioritárias.
  •         Cuide de suas emoções.
  •         Evite pessoas e pensamentos negativos.
  •         Escute músicas enquanto trabalha para manter o foco.
  •         Não misture trabalho com lazer, como por exemplo trabalhar vendo televisão. Você não fará uma coisa nem outra.
  •         Esqueça o hábito de apagar incêndios. Não reaja somente à urgências, tenha seu dia planejado.
  •         Defina prazos menores para tarefas mais importantes: quando você limita o tempo para realizar uma atividade acaba por concentrar mais energia nela.
  •         Não escreva emails longos: assim você não desperdiçará seu tempo e nem de quem está lendo.
  •         Mantenha uma lista de tarefas. Sua cabeça não é um computador e o esforço de ter que lembrar do que precisa ser feito não compensa.
  •         Durante atividades que não exigem muito do seu cérebro, como lavar louça, fazer faxina e outros, aproveite para ouvir algo produtivo, como podcasts, por exemplo.
  •         Não assista TV antes de dormir: em vez de relaxar você pode ir para cama ainda mais estressado, e dependendo do conteúdo do que está sendo assistido, pior.
  •         Saiba a hora de descansar. Respeite os limites do seu corpo e mente
  •         Medite todos os dias: a meditação ajuda não só a manter o foco diante das distrações externas, mas das internas também.
  •         Aprenda a delegar tarefas.
  •         Crie processos para atividades repetitivas e se possível, automatize-as.
  •         Crie uma lista do que fazer e uma do que NÃO fazer. Steve Jobs disse que a Apple só se tornou um sucesso não pelos projetos que foram feitos, mas sim por causa daqueles que foram ignorados.
  •         Evite o retrabalho. Procure fazer certo logo na primeira vez, mesmo que leve mais tempo para finalizar.
  •         Use ferramentas para melhorar sua produtividade.
  •         Não olhe sua caixa de entrada de emails em um momento que não poderá responder, por exemplo. Evite o retrabalho.
  •         Não consegue ficar longe do celular? Coloque no silencioso e desligue todas as notificações. Ligações, mensagens e qualquer notificação ficarão armazenadas e você poderá vê-las em detalhes no seu momento de pausa.

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Com informações:

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Dartagnan Costa

Advogado OAB/RS 72.784 Diretor na empresa Dartagnan & Stein Sociedade de Advogados, atuando no Estado do Rio Grande do Sul. Bacharel e Mestre em Direito pela Universidade de Santa Cruz do Sul Especialista em Direito Tributário pela Universidade Cândido Mendes Especialista em Direito Empresarial do Trabalho pela Universidade Cidade de São Paulo MBA em Direito da Economia e da Empresa pela Fundação Getúlio Vargas

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