Invista na gestão de contratos de sua empresa

Atualmente todas as relações de trabalho são baseadas em contratos. Sejam de prestação de serviço, de advocacia, contabilidade, entre outras. Vai desde o fornecimento da matéria prima, passando pelo funcionário, até a entrega do produto pronto. Os contratos são a base e a segurança de qualquer negócio.

Mas e quando o empresário não se lembra das cláusulas de um contrato, ou ele perde o prazo para renová-lo? Uma das formas de evitar que isso aconteça é implantando a gestão de contratos, ou seja, um profissional dentro da empresa que acompanha de todo o ciclo de vida do documento: criação, execução e encerramento.

Conforme a Instrução Normativa 11 do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), gestão de contrato é o conjunto de técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam à administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas na contratação.

O trabalho deste profissional vai desde a proposta negocial, passando pela negociação do contrato, discussão e redação de cláusulas, cautelas na formalização do contrato, até a execução, acompanhamento e entrega do bem ou serviço. Vale ressaltar que quando um contrato é bem gerido, muitos erros são corrigidos e danos são evitados.

De acordo com o Superior Tribunal de Justiça, que desenvolveu o Manual de Gestão de Contratos, é fundamental escolher os profissionais com o perfil certo e qualificá-los mediante um curso de capacitação, com servidores mais qualificados e experientes, ou mediante processo de contratação de treinamento externo.

jcomp/Freepik

Contract Lifecycle Management (CLM)

O Contract Lifecycle Management (Gerenciamento do ciclo de vida do contrato) é um método prático e eficiente para organizar os contratos de sua empresa e evitar transtornos. Segundo o coach José Roberto Marques, do Portal IBC Coaching, a gestão dos contratos através do CLM é dividida em 8 etapas e reproduzimos aqui.

Captura: esta etapa consiste em listar quantos contratos existem na empresa. É aqui que os contratos são colocados em local de destaque, em local visível;

Pista: depois de ter uma noção clara do volume de contratos, é hora de buscar as informações importantes presentes nos contratos. É nesta etapa que fica claro quais são os contratos novos e os mais antigos;

Autoria: o CLM também mostra que é preciso entender como estes contratos foram redigidos (não assinados) e por quem;

Criar: esta etapa é dividida em duas outras etapas. A primeira é a capacitação de colaboradores para a redação destes contratos com base em modelos inteligentes. A segunda etapa garante que esses contratos estejam em concordância com o departamento jurídico da empresa;

Aprovar: para o CLM é importante definir também como será o fluxo de trabalho para garantir que os contratos sejam revistos no tempo correto e pela pessoa capacitada para tal tarefa;

Negociar: nesta etapa é hora de listar quais as características de cada negócio que devem ser incluídas nos contratos e verificar se elas são contempladas nos contratos vigentes. É a hora em que o contrato será assinado;

Sinalizar: com o contrato finalizado e assinado pelas partes envolvidas na negociação, é hora de armazenar as cópias e validar as versões finais assinadas. Este também é o momento para verificar se não houve alterações nas versões assinadas e sinalizar se os papéis estão prontos para serem arquivados;

Analisar: o CLM recomenda que empresas com mais de 100 contratos analisem os contratos com maior frequência para evitar riscos e cenários inesperados. Analise as cláusulas contratuais para verificar se aquele contrato tem sido respeitado pelas partes envolvidas.

Vale lembrar que é fundamental o acompanhamento de um advogado no que diz respeito a cláusulas dos contratos. Um bom andamento de contrato contribui na Gestão por processo (leia aqui) para uma empresa, bem como uma gestão de qualidade (leia mais aqui).

 

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Com informações:

Manual da Gestão de Contratos

Entenda o que é gestão de contratos e como aplicar na sua empresa

Instrução Normativa 11 Sebrae

Extinção de contrato: qual o melhor modelo?

STJ lança Manual de Gestão de Contratos

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Dartagnan Costa

Advogado OAB/RS 72.784 Diretor na empresa Dartagnan & Stein Sociedade de Advogados, atuando no Estado do Rio Grande do Sul. Bacharel e Mestre em Direito pela Universidade de Santa Cruz do Sul Especialista em Direito Tributário pela Universidade Cândido Mendes Especialista em Direito Empresarial do Trabalho pela Universidade Cidade de São Paulo MBA em Direito da Economia e da Empresa pela Fundação Getúlio Vargas

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