Aprenda técnicas para gerenciar seu tempo

Uma equipe produtiva torna-se uma equipe rentável… Porém, para chegar neste nível é necessário vencer a barreira da procrastinação (leia aqui), a fim de que todo o tempo disponível para o trabalho seja utilizado da melhor forma e que, ao final do dia, não tenha a sensação de não ter feito nada.

Vale lembrar aqui que trabalhar muito não é sinônimo de produtividade. Pelo contrário! Estender sua jornada até altas horas todos os dias e passar os finas de semana na empresa não vai aumentar sua produtividade. Pelo contrário, só vai aumentar sua carga de trabalho e, com certeza, te deixar estressado e cansado.

Mas, afinal, como ganhar tempo nas tarefas do dia a dia para atingirmos tanto nossos objetivos profissionais quanto os pessoais? Talvez o segredo seja administrar o tempo de forma correta e, aí sim, ganhar tempo a mais com a família, os amigos e o lazer sem se sentir culpado por isso.

Para que você, empresário, e seus colaboradores possam ser mais produtivos, separamos algumas dicas e técnicas que podem ser colocadas em prática na rotina de trabalho. Segundo o autor Tim Ferris, em um post publicado pela Resultados Digitais, você precisa ordenar suas prioridades e seguir essas 5 dicas. Confira!

  1. Comece o dia com o “Diário de 5 Minutos”.

Somente alguns minutos de cada manhã podem economizar horas de tempo perdido ou esforço fragmentado por dia. Escreva tudo que pretende fazer nesse dia e tenha consciência total do que te espera.

  1. Faça as coisas certas, não necessariamente faça tudo bem feito.

Tem coisas que você precisa fazer sem as quais seu trabalho não vai acontecer da maneira certa. Faça o que é realmente importante e não perca tempo demais querendo fazer com perfeição tarefas que não vão ter o mesmo efeito na produtividade e nos resultados da empresa.

  1. O certo é o chato, o chato é o certo!

Tem uma série de tarefas pela frente a cumprir e não sabe por onde começar? Comece pela mais desconfortável, isso inclui muitas vezes aquela tarefa que tem uma chance de rejeição, dor ou fracasso.

  1. A tarefa mais importante do dia.

Reserve pelo menos 60 minutos de manhã antes de olhar seus e-mails para fazer suas tarefas mais importantes/desconfortáveis. Aquela que até pode te deixar em apuros se não fizer direto. Ela merece muito mais atenção que as outras!

  1. Determine uma ação física ao mudar de tarefa/contexto.

Uma ação que irá tomar 20 minutos ou menos, em seguida execute-a. Por exemplo, “limpar minha mesa” é amplo demais. Precisa ser extremamente fácil de fazer sem que você tenha que parar para pensar. Por exemplo, “digite todos os bilhetes no computador e jogue o papel fora” e não se esqueça de fazer um lembrete.

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Técnicas simples de produtividade

A primeira delas é a Matriz de Eisenhower, ou Quadrante do Tempo, uma técnica que te ajuda a decidir que tarefas atacar primeiro e quais deixar para mais tarde, baseadas nas questões quais são suas tarefas importantes; e quais são suas tarefas urgentes. Abordamos esse assunto no post sobre separar o urgente do importante (leia aqui).

A outra técnica bastante eficaz é a Pomodoro, que em italiano significa tomate. Calma, você não está numa receita que rende para várias pessoas, mas numa forma de trabalho que rende muito. O nome foi criado por Francesco Cirillo, que tinha um relógio despertador de cozinha no formato de tomate.

O método consiste na ideia de que fluxos de trabalho divididos em blocos podem melhorar a agilidade do cérebro e estimular o foco. Basicamente em dividir seu tempo em intervalos de 25 minutos de trabalho e 5 de descanso. E a cada 4 blocos desses, isto é, a cada 2 horas, você faz uma pausa de meia hora.

Conforme o Guia do Estudante, a técnica funciona assim: Faça a lista de suas tarefas do dia; Ajuste o “timer” do celular ou relógio para 25 minutos e comece a fazer sua primeira tarefa sem interrupções. Assim que o timer soar, pare e descanse 5 minutos (tipo comer um lanche ou olhar o Facebook).

Recomece a tarefa (se ela não terminou) ou risque da sua lista e inicie outra. Após 4 despertadas seguidas, ou pomodoros, descanse por meia hora. O segredo desse método, segundo os especialistas, é evitar que você fique estressado por falta de uma válvula de escape de vez em quando.

Já a terceira técnica chama-se Metodologia GTD: Gettingt Things Done. Desenvolvida por David Allem, esta técnica, segundo o blog da Agendor, também segue um passo a passo que, segundo seu autor, descarrega seu HD (Hard Disk, ou Disco Rígido, em português), te deixando despreocupado com as outras atividades enquanto faz as coisas acontecerem.

Passo 1 – Coletar: faça sua lista de tarefas (você viu isso antes, lá no Pomodoro, lembra?). O objetivo aqui é ficar relaxado sabendo que não vai esquecer nada.

Passo 2 – Processar: Você vai classificar suas tarefas em 7 categorias:

  •         Fazer já, pois posso fazer em 2 minutos.
  •         É uma tarefa complexa, então é um Projeto.
  •         Tem uma data? Portanto é um Compromisso.
  •         É delegável? Encaminhe e classifique como Aguardando.
  •         Pode ser feita assim que possível? Fica como Próximas Ações.
  •         Não dá para fazer agora? Faça Algum Dia.
  •         Tarefa absurda? Delete!

Passo 3 – Organizar: É só por as tarefas que sobraram na seguinte ordem de execução: Próximas Tarefas, Aguardando, Algum Dia, Projetos.

Passo 4 – Executar: Faça as coisas acontecerem!

Passo 5 – Revisar: Ao final do dia, revise e reclassifique as tarefas e veja se surgiram novas.

 

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Com informações:

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Dartagnan Costa

Advogado OAB/RS 72.784 Diretor na empresa Dartagnan & Stein Sociedade de Advogados, atuando no Estado do Rio Grande do Sul. Bacharel e Mestre em Direito pela Universidade de Santa Cruz do Sul Especialista em Direito Tributário pela Universidade Cândido Mendes Especialista em Direito Empresarial do Trabalho pela Universidade Cidade de São Paulo MBA em Direito da Economia e da Empresa pela Fundação Getúlio Vargas

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